El sistema jurídico debe adaptarse constantemente a las circunstancias cambiantes y a las nuevas tecnologías- esto también se aplica a sus ramas locales en las empresas de todo el mundo. La digitalización reforzó esta necesidad con una avalancha de innovaciones disruptivas, nuevas realidades y cambios globales que los departamentos jurídicos deben seguir el ritmo.

Nuestra vida cotidiana, nuestro medio ambiente y nuestro trabajo han sido desde hace mucho tiempo digitales, y eso no cambiará en el futuro previsible. En muchos sentidos, la transformación digital se asocia con la ausencia de documentos analógicos, pero en realidad va mucho más allá de la reducción del consumo de papel: la red general de dispositivos, personas y aplicaciones, la amplia y asequible disponibilidad de dispositivos de gama alta, la aplicación integral de tecnologías complejas como la inteligencia artificial o la computación en la nube, y la recopilación y procesamiento de enormes cantidades de datos son la piedra angular de estos cambios extensos.

A medida que estas conmociones se derraman sobre nosotros y las resistencias se desvanecen gradualmente, diferentes divisiones de la empresa también se sienten obligadas a reaccionar a estos desarrollos y a adaptar sus propios procesos, tareas y a menudo autocomprensión. Los departamentos jurídicos y los consultores se encuentran en una posición clave que les exige que se ocupen de estos desarrollos con confianza y que los integren en su trabajo diario.

Digitalización en la contratación

Los contratos son la base de la cooperación empresarial y las transacciones legales necesarias para el buen funcionamiento. Por lo tanto, es lógico diseñar esta base de forma segura, fiable y óptima.

Con este fin, Contract Lifecycle Management (CLM) proporciona un sistema que permite el acceso a los contratos, su análisis, comunicación, revisión, auditoría y mucho más, desde cualquier lugar. La unión local se convirtió en un factor importante en la administración de justicia a más tardar al comienzo de la pandemia del Covid-19 y debería incluirse en consideraciones futuras.

Las pruebas de estos contratos ya se llevan a cabo por inteligencia artificial y los efectos son enormes: Debido a la amplia base de datos (millones de contratos en todo el mundo se pueden utilizar como “material de aprendizaje” para la IA), las desviaciones, ambiguedades y necesidades de optimización pueden ser detectadas y marcadas de forma fiable. La precisión de la precisión es sorprendentemente alta, tan alta que los sistemas correspondientes se consideran más fiables que los examinadores humanos.

De acuerdo con los principios (no escritos) de la digitalización, los sistemas CLM son siempre alcanzables, pueden manejar cualquier contrato y son más fáciles de usar que sus predecesores. Después de todo, la transformación digital sólo tiene lugar si la innovación genera un valor añadido real. En la gestión de contratos, esto no sólo se debe a la cooperación simplificada, sino también a la mejora de los procesos de trabajo y las optimizaciones asociadas.

Digitalización en protección de datos

Si bien no se puede sobreestimar la importancia de los datos para el éxito empresarial, la protección de datos también ocupa un lugar cada vez más importante. El cumplimiento de las directivas respectivas no sólo es necesario desde el punto de vista jurídico; la imagen de la empresa también está en grave necesidad de fuga de datos.

Casi ningún evento destruye la reputación de una empresa tanto hoy como la pérdida de datos de los clientes. Cuando la información privada se difunde a través de un ataque de hackers o simplemente descuido, el daño a la reputación por parte de los clientes y socios comerciales es a menudo difícil de reparar.

Por lo tanto, el moderno departamento jurídico digital es un centro en red interno que se encarga de la seguridad de los datos en estrecha cooperación con las otras unidades. Diversa información también está sujeta a diferentes pautas y grados de cifrado necesario.

La recopilación de datos se ha convertido en un pilar muy importante del éxito empresarial en los últimos años. En tiempos de conectividad global, recopilación de información ultrarrápida y disponibilidad omnipresente, los clientes finales ya no están dispuestos a aceptar productos y servicios con los que no estén totalmente de acuerdo. Esto incluye, además de proporcionar el rendimiento perfecto en el momento perfecto en el lugar perfecto, también factores difíciles de agarrar como la apariencia social de una empresa. Sólo aquellos que conocen a sus clientes, sus opiniones y comportamientos por dentro y por fuera tienen la oportunidad de sobrevivir en el mercado moderno. El procesamiento de datos parece ser la única manera de lograr este objetivo.

Junto con TI, el departamento legal se asegura de que todas las ubicaciones sean conocidas y se les hayan proporcionado las medidas de seguridad adecuadas. En estrecha coordinación con el servicio de atención al cliente, centro de llamadas, marketing y ventas u otras unidades que trabajan directamente con los datos de los clientes, se desarrollan directrices y los empleados se sensibilizan constantemente. El departamento de RRHH verifica la seguridad de los archivos de personal y los datos del solicitante e incluso la limpieza del edificio está obligado en consecuencia a no inspeccionar los documentos encontrados.

No importa qué departamento sea, inevitablemente tiene un estrecho contacto con el Departamento Legal digitalizado para garantizar la protección de datos.

La introducción de la Directiva Europea de Protección de Datos GDPR puede considerarse como un evento clave que ha puesto de relieve la necesidad de un departamento jurídico moderno en tiempos de digitalización. Este extenso y draconiano régimen presentó a las empresas una dura prueba. Si bien los consultores dudosos y los expertos autoproclamados fueron puerta a puerta para ofrecer sus servicios, de hecho fueron los departamentos jurídicos de las empresas medianas los que trabajaron muchas horas extras para implementar los requisitos.

En este proceso, muchos expertos legales entraron en contacto con toda la fuerza de la digitalización por primera vez: La gran cantidad de datos y las diferentes ubicaciones eran un tema descuidado, que los abogados y abogados tuvieron que tratar en lugar de analistas de datos y arquitectos de bases de datos. El resultado fue una nueva conciencia del tema y una mayor necesidad de soluciones técnicas, cuyos efectos todavía se pueden sentir hoy en día.

Una nueva categoría de software que se creó hace sólo unos años son los sistemas de protección de datos basados en IA. La inteligencia artificial se utiliza para identificar patrones típicos que necesitan ser protegidos en general. Esto incluye, por ejemplo, nombres de clientes, direcciones, números de tarjetas de crédito, pero también contratos, datos financieros confidenciales o documentos de estrategia.

Los documentos que normalmente circulan entre la nube, la intranet, Internet, los servidores de correo electrónico, etc. se examinan para obtener esta información que es digna de protección y se detecta con una precisión extremadamente alta. Los archivos correspondientes se pueden retirar automáticamente de la circulación y almacenar de forma segura. También es posible cifrar o marcar para su envío a un empleado.

Estos sistemas, como los distribuidos por los principales fabricantes como Microsoft o IBM, proporcionan protección permanente contra la pérdida involuntaria o penal de datos. Con una cantidad cada vez mayor de datos y una variedad de ubicaciones, la tarea de protección de datos puede convertirse rápidamente en inmanejable. Soluciones técnicas como estas pueden proporcionar grandes servicios aquí.

Digitalización en el derecho de patentes y marcas

Ciertamente, las patentes no son igualmente pertinentes para todas las empresas. Sin embargo, quienes confían en ellos para proteger sus bienes o adquirir derechos de uso se enfrentan rápidamente a la compleja y frustrante realidad del derecho de patentes.

La tecnología Blockchain se enfrenta a una revolución sin precedentes en este ámbito del derecho: el sistema de intercambio de información descentralizado y a prueba de manipulaciones ofrece la posibilidad de una única base de datos mundial para cuestiones de patentes y marcas. En esto, las solicitudes se pueden buscar y comprobar inmediatamente para la autenticidad mediante el código hash.

Cualquier persona que adquiera una nueva patente o tenga un nombre de marca, logotipo, etc. para el registro adjunta esta información a la cadena en forma de otro bloque. Las ventajas residen en la asignación mundial e inequívoca de derechos, ya que el tiempo de creación se registró claramente en la cadena de bloques. Las afirmaciones posteriores de otras personas pueden ser fácilmente y finalmente refutadas – la base de datos es correcta.

La prueba de términos con respecto al estado de la marca también se simplifica con una cadena de bloques de este tipo. Esto le permite resolver incertidumbres en el uso de términos en segundos. Durante años, el término “webinar”, por ejemplo, ha sido objeto de la legendaria leyenda de que es una marca registrada. Con una cadena de bloques de marca, esta teoría podría detenerse con un clic del ratón.

Sin embargo, estos cambios harían que un gran número de personas empleadas en el derecho de patentes sean superfluas, razón por la cual, a pesar de las muchas ventajas, un fuerte lobby argumenta en contra del uso de la tecnología blockchain. Desafortunadamente, por lo tanto, la aplicación real sigue siendo cuestionable por el momento.

Por cierto: “Webinar” ES una marca registrada. Sin embargo, el uso ilícito no está siendo procesado actualmente.

Miedo al cambio digital

Los empleados de los departamentos jurídicos, al igual que muchos colegas de otros campos, temen las implicaciones de la digitalización en su campo. También está en el carácter profesional de los abogados y co. examinar y examinar críticamente los peligros correspondientes de las nuevas tecnologías. Esta es una circunstancia que ya ha llevado a una gran resistencia en el pasado.

Este miedo a la transformación digital se basa generalmente en dos pilares:

Por un lado, el temor general de muchos trabajadores (independientemente de la industria y las cualificaciones) de que las nuevas tecnologías y el sistema de trabajo transformen sus propias actividades hasta el punto de ser irreconocibles o simplemente se vuelvan superfluos. Se trata, en principio, de preocupaciones legítimas; sin embargo, no entienden el tiempo que tardan estos cambios en tener lugar. Nuevas tareas se añaden a las anteriores en aperitivos fáciles de digerir y desplazan lentamente las actividades viejas y monótonas del trabajo diario. Esto sucede a lo largo de varios años, de modo que incluso los trabajadores desmotivados pueden seguir fácilmente el ritmo de una mayor formación y una apertura mínima a los nuevos desarrollos.

La segunda base del miedo y el rechazo, especialmente en los departamentos jurídicos, es el enfoque en examinar los riesgos y problemas inherentes al campo. A través del manejo diario de las consecuencias negativas del cambio, apenas hay manera de evitar sospechar de las innovaciones en general. ¡Y no faltan escenarios de horror en términos de digitalización!

Debido a que se trata de un fenómeno global y, literalmente, miles de millones de personas se ven afectadas por la transformación digital, también hay muchos ejemplos de integraciones tecnológicas fallidas, clientes en ejecución o empleados. Al igual que el concepto de los medios de comunicación que casi sólo las noticias negativas llegan a las noticias, los ejemplos negativos tienen un alcance mucho más amplio aquí y permanecen en nuestras mentes más tiempo y con más fuerza. En términos absolutos y realistas, sin embargo, estos temores no se pueden mantener: la digitalización crea optimizaciones increíbles y no causa un aumento notable del desempleo.

La comprensión de que las tecnologías digitales permiten enormes simplificaciones en la vida cotidiana de un departamento legal, por desgracia, sólo poco a poco está empezando a triunfar sobre los escenarios de miedo profundamente sentados, pero en última instancia poco realistas.

Conclusión

El departamento jurídico clásico es un área con una alta proporción de actividades manuales, tales como revisiones de contratos y revisión general de documentos. Por lo tanto, se beneficia en mayor medida de los cambios provocados por la digitalización.

Además, dado que también cuenta con archivadores de datos históricos, el campo es excelentemente adecuado para el uso de la inteligencia artificial, ya que sus resultados se vuelven mejores y mejores a medida que aumenta la base de datos. Por lo tanto, no es de extrañar que haya numerosos nuevos programas de software disponibles que simplifique y automatice fundamentalmente la vida cotidiana del Departamento Legal.

Por otro lado, la implementación y la receptividad general a las nuevas tecnologías y procesos de trabajo por lo general todavía se ve bastante sombrío. Ya sea debido a la cultura del derecho o debido a los puestos específicos que ocupan esos departamentos dentro de una empresa; en muchos casos es una de las áreas menos digitales de una empresa.

Como causa, numerosas innovaciones se han acumulado en el pasado reciente, todas las cuales ahora están esperando juntos para su implementación. A medida que se hace poco imposible negarse a aceptar estos cambios, muchos departamentos jurídicos se enfrentan repentinamente a varias innovaciones profundas al mismo tiempo. Una situación difícil – más difícil, por ejemplo, que en departamentos que generalmente están más interesados en las nuevas tecnologías y se renuevan constantemente.

Sin embargo, la transformación digital no se detiene allí. Los departamentos jurídicos se enfrentan a grandes perturbaciones que no serán fáciles de tratar. La buena noticia, sin embargo, es que los resultados se sentirán en forma de mayor productividad y simplicidad del trabajo diario, abriendo nuevos e interesantes campos de actividad.